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22Ago 2018

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Aspectos fundamentales para organizar un evento empresarial de éxito

como organizar un evento

Ya sea como organizadores o como asistentes a eventos empresariales, este tipo de comunicación por que al fin de al cabo es lo que es. está cobrando mayor importancia.

Hay dos aspectos que son clave para que un evento o congreso empresarial tenga exito, es la estrategia y la comunicación.

Para ello tenemos hoy en SoftmediaPlanner a Ana Insa (Socia directora de B&A Comunicación, Periodista y Consultara)

Entrevistador.- Bienvenida Ana.

Ana Insa.- Muchas Gracias, es un placer estar aquí para hablar de Eventos. A mi me gustaría decir que un evento es algo fundamental para llegar a conseguir sus objetivos.es una oportunidad para las empresas de que las ideas de la empresa lleguen a sus clientes.

Ahora iremos dando una serie de trucos para que esos eventos sean eficaces, y saber lo que pueden y como lo deben conseguir.

Presentador: Por otro lado tenemos a Javier Lozano, Vice-Presidente de Avalor Asesor de Marketing y organizador de congresos empresariales y Docente.

Javier.- Muchas gracias.

Entrevistador.- Desde punto de vista estratégico y logístico ¿Qué podemos decir de los eventos?

Javier.- Podemos decir que el organizador de eventos en el fondo, somos un poco esquizofrénicos, tan pronto pensamos con el hemisferio el derecho que es el de la creatividad, como con el izquierdo que es el de la razón.

´´Goya creo que decía : La fantasía abandonada de la razón produce monstruos, pero acompañada de ella es la madre de las artes.

Y yo creo que ese sería el perfecto organizador de congresos, por una parte una persona muy creativa y por otro lado una persona extremadamente rigurosa.

Entrevistador.- ¿Cual es la forma de organizar? Como empresa me planteo, como o por donde comienzo.

Ana.- La persona o empresa que se plantee organizar un evento, lo primero que debe plantearse es si necesita organizar un evento. Yo siempre digo que hay que saber:

¿Que quiero comunicar? ¿A quien? ¿Con que objetivo?

En un evento puedes realizar networking, puedes comunicar las ideas que quieres que todas esas personas conozcan, implicar a las autoridades y a la población. Si la forma encaja. Ya que si lo que queremos comunicar es algo pequeño quizá con una Nota de prensa sea suficiente.

Javier.- Yo creo que ahora todo el mundo Habla del ROI, pero para mi lo más importantes es el RO (Retorno de los objetivos).

Yo creo que lo más importante es el retorno del objetivo.
Organizador un evento.es una cuestion de adverbios, el QUE el COMO el CUANTO el CUANDO.

Ana.- Desde luego yo cuando me siento a organizar un evento, lo que hago es hablar con la gente interesada en organizar este evento. Porque ellos mismos muchas veces, ni siquiera sabes el objetivo que tienen.

Me gusta saber a que personas debe ir dirigido el evento. Y buscar la manera de enfocar el evento.

  1. Reflexión sobre el Evento.
  2. Que imagen quieres dar de ti como empresa.
  3. Esos detalles hacen sentir a la gente que tipo de empresa eres.

Todo pasa por un buen ejercicio de reflexión y por un buen breafing. Un checklist de un evento, puede tener perfectamente 200 preguntas. Sobre todo debe haber alguien que lidere la organización del evento.Debemos intentar no defraudar. Si algo se realiza, debe continuarse con coherencia.

Ana.- Sobre el moderador recae mucha responsabilidad y es una de las piezas clave que hay que cuidar en el evento. sin duda una de las puezas clave que hay que controlar, de nada sirve tener un buen moderador si no se escucha el sonido. Todo debe ir en consonancia.

Al final, el acto es de una forma u otra, y en parte es gracias al moderador.

Javier.- A veces se trata de salir airoso en situaciones complicadas. A veces tambien yo uso la palabra : Maestro de ceremonias. La frase que yo utilizaría es “NO SIN MI MC” MC=Maestro de Ceremonias.

La pregunta es: ¿Porqué en un evento ponemos a alguien que no está perfectamente cualificado.?

“En los eventos no hay una segunda oportunidad para cambiar una primera impresión”

Javier.- Yo diría que el patrocinio es la revelación de la forma de comunicar una marca con mucho estilo y con mucho prestigio. Esto las grandes empresas lo saben y vienen a buscar ese evento. Vienen a patrocinar con el streaming, vamos a llegar a una audiencia mucho mas grande, con un pequeño banner, con una aparición. y se va a relacionar esa marca con un ponente de gran prestigio.

Entrevistador.- A mi muchas veces me han planteado la siguiente cuestion:

Maria Uson comenta: si el streaming. ¿Suma o resta en cuanto a asistentes a la sala?

Podría pensarse que cuando haces un streaming como la gente está cómoda, va a restar a la cantidad de asistentes en el evento.

Contesta Ana.- Un buen streaming y una buena Red WIFI, te van a permitir multiplicar la difusión de un evento y te van a permitir romper la barrera geográfica y temporal. La manera de comunicarse está cambiando y hay que aprovechar todos los medios a nuestro alcance.

Javier.- El streaming es el temor que tiene cualquier organizador. Cuando hago un streaming Multiplico. El directo siempre será el directo, es algo que tiene un caracter muy especial. Cuando hay un partido de futbol televisado ¿El estadio está vacío? . ¿Para nada verdad?

El streaming sirve para llegar al público que no podríamos llegar en directo únicamente.


OPINIONES


  • Me gustan los eventos, por el material que me ofrecen, la gente que conozca las charlas.
  • El networking que se consigue. Se generan sinergias que de otra manera no se podrían generar.
  • Cuando voy a un evento me gusta que sea dinámico. Y salir con ideas nuevas.

¿Las redes sociales benefician el evento?

Las redes sociales trascienden.. mucha gente se pregunta si las redes sociales facilitan los enventos o los entorpecen.
Es cierto que hay que afinar bien el tiro, si tenemos un evento social, deberemos usar facebook, en cambio si tenemos un evento empresarial, deberiamos utilizar Linkedin.
Que nada sea por casualidad.

´´Cuanto más entreno más suerte tengo – Gary Player


LA GESTIÓN DE RIESGOS EN LOS EVENTOS


Cuanto más lo hayas preparado, el dia de antes es la jornada de reflexión y hacemos un método aristotélico.

¿Que pasaría si….
… El ponenete no viene?
… las luces se apagan?
… falla el wifi?

En un evento siempre va a haber imprevistos.

Hay que duplicar todo. y utilizar las redes sociales con cabeza. el 93% de los internautas acceden mediante teléfono movil a las redes sociales.

Las personas que nos dedicamos a organizar eventos etc. sabemos como sacar punta a estas ventajas.

La recomendación es contar con un profesional para realizar un excelente trabajo.

Un gran temor… Realizar un evento y no tener la repercusion que necesito.

Si tu lo has planificado bien, has confirmado bien y has planificado, vas a tener una buena audiencia en tu evento.

Muchas veces nos olvidamos que el teléfono sigue siendo una herramienta muy util. envia SMS llama incluso si te interesa.

Pide ayuda para difundir el evento.
Lo que no se conoce no se compra.

Votaciones en los eventos. Cada vez en las situaciones los eventos necesitan de esta característica. Echa un vistazo esta App de votación Gratuita.

Tambien puedes realizar una búsqueda


NO TE OLVIDES DE:


Ten el cuenta el ANTES EL DURANTE Y EL DESPUES.

ANTES Organízalo muy bien y calienta las R.R.S.S.

DURANTE cuidar cada detalla y todo salga a pedir de boca, que haya wifi y que participen.

DESPUES Aprovecha una buena galería de fotos, compartela con los asistentes. y sigue involucrando y sacando partido a ese evento. Motivar a los trabajadores.

  1. DEFINIR LOS OBJETIVOS.
  2. TENER EN CUENTA EL FORMATO.
  3. HACER ALGO INNOVADOR.
  4. LOS PONENTES SON MUY IMPORTANTES.
  5. LA GESTION DE RIESGOS.
  6. EL NETWORKING
  7. EL LUGAR.
  8. EL LUGAR BIEN LOCALIZADO.
  9. LA LUZ
  10. EL SONIDO
  11. EL AROMA

Fuente:deo Aspectos fundamentales para organizar un evento empresarial de éxito

Canal Youtube de Javier Lozano:  – Aqui –

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